Algemeen
Artikel 1 – Begripsbepalingen
1.1 Villa Vrolijk
Villa Vrolijk biedt logeeropvang, individuele- groeps begeleiding en persoonlijke verzorging aan kinderen en jongeren met (ernstige) meervoudige beperking. Dit doet zij op een eigen locatie, maar ook in de thuissituatie van kinderen of op school, kinderdagcentra of elders. Villa Vrolijk is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 59541857. Onder Villa Vrolijk worden in dit reglement mede verstaan, zij die namens of in opdracht van Villa Vrolijk een opdracht uitvoeren.
1.2 Cliënt
De cliënt is de jeugdige die van Villa Vrolijk begeleiding ontvangt of diens wettelijk vertegenwoordiger. Cliënten zijn te verdelen in verschillende leeftijdscategorieën: cliënten jonger dan twaalf jaar, cliënten vanaf twaalf tot zestien jaar, cliënten van zestien en zeventien jaar en cliënten vanaf 18 jaar. Cliënten van verschillende leeftijdscategorieën hebben volgens de wet verschillende rechten. Villa Vrolijk zal de wet dienaangaande naleven.
1.3 Directie
De directie is de persoon die Villa Vrolijk op het hoogste niveau bestuurt en beheert.
1.4 Medewerker
Een door Villa Vrolijk ingehuurd of aangenomen persoon die de begeleiding van de cliënt verzorgt en opdrachten van Villa Vrolijk uitvoert.
1.5 Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.6 Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handeling met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.
1.7 Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
1.8 Verantwoordelijke
De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
1.9 Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Dit is ieder bedrijf dat voor en in opdracht van Villa Vrolijk persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld het bedrijf dat het beveiligde netwerk beheert.
1.10 Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
1.11 Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
1.12 Ontvanger
Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
1.13 Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
1.14 Verstrekken van persoonsgegevens
Het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
1.15 Anoniem / geanonimiseerd / niet herleidbaar gegeven
Een gegeven waarvoor een onevenredige hoeveelheid tijd, geld en menskracht benodigd is om het te herleiden tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.16 Familielid
Een familielid of huisgenoot van een cliënt die een relevante rol speelt in het leven van de cliënt.
1.17 Wettelijk vertegenwoordiger
De wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt, zijnde de ouder(s) die het gezag dragen of de voogd die het gezag draagt.
1.18 Andere betrokken hulpverleners
Hulpverleners die niet zijn verbonden aan Villa Vrolijk en betrokken zijn bij (de hulpverlening aan) de cliënt, zoals bijvoorbeeld artsen, docenten, maatschappelijk werkers of (gezondheidszorg)psychologen.
Artikel 2 – Doel van het privacyreglement
Cliënten van Villa Vrolijk, hun wettelijk vertegenwoordigers en familieleden hebben recht op bescherming van hun persoonsgegevens. Villa Vrolijk verwerkt persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit privacyreglement is opgesteld op basis van de AVG en heeft als doel de verwerking van persoonsgegevens door Villa Vrolijk te regelen.
Artikel 3 – Reikwijdte
Dit privacyreglement is van toepassing op alle (bestanden van) persoonsgegevens die Villa Vrolijk beheert in het kader van de zorg en begeleiding cliënten.
Artikel 4 – Doel van en voorwaarden voor het verwerken van persoonsgegevens
Villa Vrolijk verwerkt persoonsgegevens met als doel om bij te dragen aan het verlenen van zorg en begeleiding aan de cliënten. Meer concreet worden door de verwerking van persoonsgegevens door Villa Vrolijk de volgende doeleinden gediend:
a. het vastleggen van relevante persoonsgegevens en administratieve gegevens van cliënten die zorg en begeleiding ontvangen van Villa Vrolijk en hun wettelijk vertegenwoordigers, familieleden, verwijzers en andere betrokken hulpverleners ten behoeve van de zorgverlening en begeleiding en rapportage;
b. het vastleggen van kenmerken van de zorgverlening en begeleiding in en vanuit Villa Vrolijk ten behoeve van rapportage;
c. het rapporteren over de omvang, aard en kenmerken van zorgverlening in en vanuit Villa Vrolijk;
d. het genereren van managementinformatie aan Villa Vrolijk over de aard en omvang en kenmerken van de zorgverlening en begeleiding.
Omgang met Persoonsgegevens
Artikel 5 – Categorieën van personen van wie gegevens worden verwerkt
Villa Vrolijk verwerkt gegevens van de volgende categorieën betrokkenen:
a. Cliënten;
b. Wettelijk vertegenwoordigers;
c. Familieleden;
d. Verwijzers;
e. Andere betrokken hulpverleners.
Artikel 6 – Soorten geregistreerde gegevens
6.1 Informatie over persoonsgegevens
Tijdens de intakeprocedure worden de cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) geïnformeerd over de persoonsgegevens waarover Villa Vrolijk dient te beschikken voor het verlenen van jeugdhulpverlening.
6.2 Cliënten
Over de in artikel 5 onder a. genoemde personen worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens verwerkt:
– Naam
– Geboortedatum
– Burger Service Nummer
– Documentnummer identiteitsbewijs
– Geslacht
– Adres
– Postcode en Woonplaats
– Geboorteplaats
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Diagnose
– Medische gegevens
– Woon-leefsituatie, gezinssamenstelling
– Naam school/KDC
– Namen van verwijzers en andere betrokken hulpverleners
– Namen van wettelijk vertegenwoordigers en familieleden
– Soort en hoogte indicatie
6.3 Wettelijk vertegenwoordigers
Over de in artikel 5 onder b bedoelde personen worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens verwerkt:
– Naam
– Geboortedatum
– Geslacht
– Adres
– Postcode en Woonplaats
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Woon-leefsituatie, gezinssamenstelling
– Medische gegevens (indien dit van invloed kan zijn op de zorg of begeleiding)
6.4 Familieleden
Over de in artikel 5 onder c bedoelde personen worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens verwerkt:
– Naam
– Geboortedatum
– Geslacht
– Medische gegevens (indien dit van invloed kan zijn op de zorg of begeleiding)
– Woon-leefsituatie, gezinssamenstelling
6.5 Verwijzers en andere betrokken hulpverleners
Over de in artikel 5 onder d en e bedoelde personen worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens verwerkt:
– Naam
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Organisatie waar zij voor werken
– Functie
– Werkdagen
Artikel 7 – Verantwoordelijke
7.1
Villa Vrolijk is verantwoordelijke in de zin van de AVG en draagt de verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens overeenkomstig die wet en dit reglement.
7.2
De verantwoordelijke ziet toe op de naleving van dit reglement door de medewerkers van Villa Vrolijk.
Artikel 8 – Verkrijgen van persoonsgegevens
8.1
Villa Vrolijk verkrijgt persoonsgegevens:
– van de cliënt;
– van een familielid of wettelijk vertegenwoordiger;
– van een verwijzer of andere betrokken hulpverlener.
8.2 Schriftelijke toestemming
Villa Vrolijk kan alleen persoonsgegevens bij andere betrokken hulpverleners opvragen, indien cliënt en/of zijn wettelijk vertegenwoordigers hiervoor schriftelijk toestemming hebben verleend.
8.3 Aantekening
Wanneer er informatie wordt ingewonnen bij andere betrokken hulpverleners, wordt er een schriftelijke aantekening gemaakt door de ontvanger. Deze aantekening wordt opgenomen in het cliëntdossier en bevat datum, inhoud en eventueel plaats of bron van de verkregen informatie.
Artikel 9 – Beveiliging van gegevens
Villa Vrolijk draagt zorg voor passende technische en organisatorische voorzieningen en maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daartoe maakt Villa Vrolijk gebruik van een geavanceerd, goed beveiligd computernetwerk waarop de persoonsgegevens worden opgeslagen.
Artikel 10 – Organisatorische maatregelen: Toegang tot persoonsgegevens
10.1 Personen met toegang tot persoonsgegevens
Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften hebben slechts de volgende categorieën gebruikers toegang tot de persoonsgegevens:
a. De begeleider die rechtstreeks betrokken is bij de verlening van de zorg en begeleiding voor zover de toegang noodzakelijk is voor de door hen in dat kader te verrichten werkzaamheden;
b. De directie
c. De medewerker die daartoe gemachtigd is door de directie, voor zover de toegang noodzakelijk is voor de door hen in dat kader te verrichten werkzaamheden;
10.2 Registratie
Villa Vrolijk houdt een registratie bij van welke personen, uit hoofde van welke functie en voor welke gebruikersrol toegang hebben tot welke verwerkingen van persoonsgegevens. De inloggegevens voor de gebruikers zijn strikt persoonlijk. Villa Vrolijk ziet er op toe dat gebruikers hun inloggegevens goed bewaren en niet onderling uitwisselen.
Artikel 11 – Geheimhoudingsplicht
11.1 Geheimhoudingsplicht
De personen bedoeld in artikel 10, eerste lid, voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen. Hiervoor hebben alle medewerkers van Villa Vrolijk een geheimhoudingsverklaring getekend.
11.2 Uitzonderingen
De personen bedoeld in artikel 10, lid 1 kunnen hun geheimhoudingsplicht doorbreken indien
a. de wet dat voorschrijft;
b. ten aanzien van de in artikel 10.1 genoemde personen onder de in dat artikel genoemde voorwaarden;
c. ten aanzien van wettelijk vertegenwoordigers;
d. zich een overmachtssituatie in de zin van een conflict van plichten voordoet.
Artikel 12 – Bewaartermijn
Villa Vrolijk zal het zorgdossier met de persoonsgegevens van de cliënt bewaren voor een periode van 15 jaar te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst of vanaf de datum waarop het zorgdossier door Villa Vrolijk is vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit.
Artikel 13 – Verstrekking van gegevens ten behoeve van interne rapportage, wetenschappelijk onderzoek en statistiek
De persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor interne rapportages van Villa Vrolijk, waarbij uitgangspunt is dat de betrokkene, of diens wettelijk vertegenwoordigers daar uitdrukkelijke toestemming voor heeft/hebben gegeven, behoudens wettelijk voorgeschreven uitzonderingen.
Rechten van betrokkene
Artikel 14 – Dossier, wijziging en vernietiging van gegevens
14.1 Dossier
Villa Vrolijk richt een dossier in met betrekking tot de verlening van zorg en begeleiding. Villa Vrolijk houdt in het dossier alle noodzakelijke rapportage bij rondom onder andere problematiek en diagnostiek, doelen en rapportage hierop, vrijheidsbeperkingen en andere gegevens bij voor zover dit noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en begeleiding binnen Villa Vrolijk.
14.2 Vernietigen
De betrokkene kan aan Villa Vrolijk vragen om zijn persoonsgegevens te vernietigen. Hiertoe kan schriftelijk een verzoek worden ingediend bij Villa Vrolijk. Villa Vrolijk zal binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek zorgdragen voor wijziging of vernietiging van de persoonsgegevens, tenzij en voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat het bewaren daarvan van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
14.3 Wijzigen
De betrokkene kan Villa Vrolijk verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Villa Vrolijk bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Villa Vrolijk zal op verzoek van de betrokkene een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de in het dossier opgenomen stukken en persoonsgegevens aan het dossier toevoegen.
Artikel 15 – Inzagerecht
Villa Vrolijk verstrekt aan de cliënt of de wettelijk vertegenwoordiger desgevraagd zo spoedig mogelijk inzage in en een kopie van het dossier, of delen daarvan. De verstrekking blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.
Artikel 16 – Klachtrecht
Villa Vrolijk heeft een klachtenreglement waarvan de cliënt te allen tijde gebruik kan maken. Hiertoe is Villa Vrolijk aangesloten bij Klachtenportaal zorg. Een verwijzing hiernaar is terug te vinden op www.v-vrolijk.nl.
Slotbepalingen
Artikel 17 – Bekendmaking reglement
Villa Vrolijk publiceert dit privacyreglement en eventuele gewijzigde versies daarvan op de website www.v-vrolijk.nl. Tevens ligt het privacyreglement ter inzage bij Villa Vrolijk.
Artikel 18 – Vaststelling en wijziging reglement
Dit reglement wordt vastgesteld door de directie van Villa Vrolijk. De directie behoudt zich het recht voor het privacyreglement te wijzigen.
Artikel 19 – Citeertitel en inwerkingtreding
Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement Villa Vrolijk.
Dit reglement is in werking getreden met ingang van 1 juni 2018.
Artikel 20 – Verhouding tot de wet
Dit reglement beoogt op geen enkele wijze afbreuk te doen aan bij of krachtens wettelijk voorschrift verleende rechten van betrokkenen. Bij strijdigheid van dit reglement met de wet zijn de bepalingen van dit reglement alleen van toepassing indien en voor zover zij aan de betrokkene vanuit een oogpunt van bescherming van de persoonlijke levenssfeer een verdergaande bescherming bieden. In alle gevallen waarin de wet en dit reglement niet voorzien, beslist de directie van Villa Vrolijk naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid.